Power BI com fonte de dados em Excel

PowerBI by Eliézer Mota

É impressionante como o excel é uma ferramenta muito difundida para o uso no dia a dia das empresas. Seja para controle pessoal dentro de um departamento ou até mesmo como ferramenta oficial de armazenamento de informações e relatórios.

Fato é que esta ferramenta é excelente e sua evolução ajuda aos usuários cada vez mais.

Uso em integração de sistemas

Muitas vezes também existe uso em sistemas no compartilhamento de informações. Imagine uma situação onde a integração entre sistemas não é tão trivial, mas as informações destes sistemas são complementares (vendas, fiscal e compras por exemplo): Para isto a extração de dados para excel pode ser uma boa opção para os relatórios gerados pelos usuários no uso diário.

Claro que para a integração, a conexão com o banco de dados é a primeira opção, mas muitas vezes as informações complementares não são oriundas de sistemas, mas sim de fluxos e controles em excel nos departamentos daquela empresa.

Um dashboard vem a calhar

Aproveitando toda essa informação que de fato é relevante para a empresa, podemos entregar um dashboard funcional muito mais completo utilizando-se dessas fontes de dados sem que para a construção de um projeto de dashboard seja necessário “profissionalizar” todos os inputs de informação.

Centralizar os inputs é necessário e fácil

A primeira coisa a se fazer é padronizar o local de edição dos arquivos em excel. Para isto, temos soluções fáceis e práticas como uso do sharepoint, one drive ou até mesmo um diretório compartilhado de rede. Feito isto, podemos seguir para o próximo passo.

Tratamento dos dados

Um relatório em excel exige alguns cuidados para a importação dos dados. Uma célula do excel é livre para aceitar qualquer informação, logo, é preciso tratar estas informações e validar os inputs.

Por exemplo, nos campos de data, onde o input é uma data no formato americano: É preciso tratar a informação e garantir que a informação ali contida faz sentido. Um exemplo disso são os inputs ’10/12/2019′ e ’21/10/2019′ preenchidos em duas linhas diferentes onde o primeiro representa 12 de outubro e o segundo 21 de outubro. O excel resolveu e entendeu mas para a importação vc terá que escolher entre DD/MM/YYYY ou MM/DD/YYYY.

Outro exemplo com tipos de dados com problemas, são campos de valores como preço, onde corriqueiramente vemos preenchidos no excel como ‘em precificação’ e como já sabemos, ocorrerá erro na somatória de preços.

Para cada um dos casos, vale avaliar se a informação pode ser tratada (a data invertida pode ser tratada, um preço com ‘-‘ ou ‘em precificação’ ou até mesmo nulo pode ser substituído por zero ‘0’) ou se a informação não faz sentido na composição do total de registros sem o valor devidamente preenchido (‘em precificação’ pode ser sinal de que aquele determinado produto ainda não pode compor as análises).

Composição com mais de um arquivo excel

No caso de utilizar uma ou mais planilhas, a primeira coisa a ter em mente é que uma planilha excel ser tornará ao menos uma ou mais tabelas dentro do power bi.

É preciso identificar os domínios das informações, principalmente para os campos chamados ‘chaves’ que identificam um registro dentro do contexto da empresa (número do pedido ou código da conta por exemplo) onde a informação é uma só e imutável dentro da empresa.

Estes campos serão utilizados para o relacionamento entre tabelas dentro do power bi, pois é desta forma que o power bi saberá como as informações se relacionam e estão conectadas.

Até a próxima

Encerro por aqui com algumas dicas iniciais mas que serão aprofundadas na prática nas próximas matérias. Nos ajude a melhorar comentando sobre quais pontos não ficaram devidamente claros e sobre quais assuntos devemos nos aprofundar ainda mais.

Encontro vocês nas próximas matérias.

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