A diretoria do RH do nosso cliente no Brasil é responsável por gerir todas as contratações na américa latina. No processo antigo, o nosso cliente realizava as comunicações e aprovações por e-mail. Para cada um dos 25 países desta empresa, temos 20 linhas de negócios diferentes. Os aprovadores destas vagas são diferentes para linha de negócio (BL) em cada país.
Como eram solicitadas e aprovadas as vagas?
- O gestor da área envia um e-mail solicitando a aprovação de contratação para o RH
- O RH Brasil valida as informações e caso seja necessário, solicita o ajuste. Caso esteja tudo ok, a vaga é enviada para o Diretor de RH Brasil
- O Diretor de RH Brasil valida as informações e caso tudo esteja certo, envia para o Diretor de Linha de Negócios e Country Manager
- O Diretor da Linha de Negócios e o Country Manager podem solicitar mais informações ou encaminhar para o VP
- O VP verifica as informações e, caso se faça necessário, solicita mais informações. Se estiver tudo certo, a vaga é aprovada.
Todo esse processo era realizado manualmente por e-mail, onde o departamento do RH precisava fazer o controle manual de todos esses envios ou retornos solicitando informações, tornando muito complexo o acompanhamento e a gestão desse processo.
Mas o que seria um Workflow de Aprovação?
Através de um Workflow, a GENUX construiu uma solução automatizando o processo de aprovação de vaga que antes era realizado manualmente.
Usando ferramentas de TI e com o uso de aplicativos para celular, podemos estruturar qualquer processo interno ou externo da empresa visando agilidade, controle e segurança.
A construção da solução...
Ter uma padronização para o melhor funcionamento e maior organização dos dados de seus clientes é fundamental para que haja o crescimento de sua empresa. Um workflow nada mais é do que um fluxograma funcional e organizado de acordo com as necessidades da sua empresa para ter um melhor controle dos dados necessários para ações rotineiras, mas de um modo facilmente acessível aos colaboradores. Juntamente com um dashboard personalizado, você consegue saber com exatidão as informações que, antes, poderiam levar horas para serem coletadas, analisadas e só então utilizadas para seu propósito inicial.
Basicamente com o workflow, você divide e organiza essas subtarefas de modo que fique mais rápido e acessível para o manuseio de uma grande quantidade de informações.
Criação de plataforma de Aprovação e Report
Os diretores executivos da empresa conseguem aprovar, reprovar ou solicitar maiores informações:
- Por e-mail corporativo
- Por aplicativo no celular
- Pelo site na internet
O sistema vai registrando cada atividade dentro do processo de aprovação em cada vaga. O RH e o solicitante da vaga conseguem saber em tempo real como está o andamento do processo de contratação da vaga.
Ganhos e Resultados - Processo Controlado e Auditável
Todos os registros de aprovação e questionamentos registrados, com uma agilidade e precisão na entrega da documentação para a contratação ao RH, o processo se tornou muito mais eficiente.
Anteriormente, a média era de 3 semanas para a aprovação da vaga por todo o quadro executivo responsável, devido a agenda corrida de viagens dos executivos da empresa.
Com a solução oferecida pelos profissionais da GENUX, essa média para a aprovação caiu para 7 horas. O requerente da vaga sabe na hora da aprovação da sua contratação, sem a necessidade de contato do RH.
Nosso trabalho é facilitar sua jornada
Caso queira saber mais sobre isso, basta falar comigo comentando este artigo ou me enviando uma mensagem direta.
A Genux Consult pode ajudá-lo a compreender e utilizar os modernos recursos oferecidos pelas plataformas de Business Intelligence.
Vai ser um prazer falar com você!
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Excelente artigo! Parabéns pela solução que vocês desenvolveram!